En los últimos años, el trabajo a distancia se ha convertido en una excelente opción que contribuye a aumentar el rendimiento de cualquier empresa y organización. Es en este contexto donde es bueno tener claro ¿qué es una secretaria virtual y qué funciones tiene?
Saber la respuesta a esta pregunta puede ser el impulso que necesitas para contratar sus servicios y empezar a ver sus grandes ventajas.
¿Qué es una secretaria virtual?
El objetivo de una secretaria virtual es encargarse de forma independiente y remota de los servicios administrativos más comunes de una organización. Esta trabaja a distancia de la empresa por lo que mantiene la relación con los clientes solo a través de internet y medios informáticos.
Debido a que no se encuentra físicamente en las instalaciones de tu negocio, esto contribuirá a reducir los gastos de oficina.
Funciones de una secretaria virtual
¿De qué tareas se ocupa una secretaria virtual? Veamos las principales de acuerdo con lo que explican en https://www.atenciondellamadas.net/secretaria-virtual/.
Se encarga de la atención a los clientes
Una de las principales funciones de una secretaria virtual es atender a cada cliente que esté en línea. Esta atención puede ser vía telefónica o utilizando diversas herramientas tecnológicas como correos electrónicos, salas de chat, redes sociales y algunas aplicaciones web.
Esto permite que la clientela pueda recibir respuestas directas sin causarte distracciones innecesarias.
Organizará tu agenda
Otro servicio es la gestión de todas las actividades que tendrás que realizar en tu día a día. Por ejemplo, puede organizar los pedidos de los clientes o las solicitudes que tienes que hacer a los proveedores de la empresa. De igual forma, pondrá todo en orden cuando tengas que realizar algún viaje de negocios.
Puede ocuparse de los trámites
A nivel administrativo, las actividades de una secretaria virtual serán iguales a la de una asistente. Por ello, esta puede ocuparse de tus facturas, envío de presupuestos, cobros, pagos, entre otros. De esta manera, tendrás un mejor control de todos los aspectos de la empresa.
Dar a conocer las informaciones
Con la ayuda de una secretaria virtual se mantendrá un buen flujo de la comunicación en todos los ámbitos de tu negocio.
Puede recibir de inmediato la información que quieras transmitirle directamente, por medio de su ordenador o tablet, al mismo tiempo, si deseas enviar un mensaje al resto del personal, este profesional podrá encargarse de compartirlo con todos.
Solucionar algunos problemas
En cualquier empresa puede haber inconvenientes o incidencias con clientes y proveedores. Por eso, una secretaria virtual tiene la capacidad de brindar una solución rápida a estos problemas o aportar nuevas ideas que contribuyan al aumento de la productividad de tu empresa.